プライバシーポリシー

1．APSの個人情報の取り扱いに対する理念

私たちアフラック収納サービス株式会社（APS）は、みなさまからお預かりする個人情報を何よりも重要なものとして公正かつ誠実に取り扱い、大切に守ることが極めて重要であると認識しています。法令等※1を遵守することはもちろん、みなさまにご安心いただけるよう、倫理的、社会的な観点からもその取り扱いを考慮し、高度なセキュリティによってお守りします。

私たちAPSはアフラックグループの一員として、アフラックの「『生きる』を創る。」というブランドプロミスに沿い、誰もが安心で健やかに自分らしく生きる社会の実現に貢献します。そのために、みなさまからお預かりする個人情報を適正かつ安全に活用することを通じて、時代とともに変化するお客様やビジネスパートナーをはじめとするステークホルダーのニーズに、より的確にお応えしたいと考えます。

2．個人情報取り扱いの要点

APSは、みなさまからお預かりする個人情報を、公正に活用するとともに、価値を提供します。
みなさまからお預かりする個人情報は、高度なセキュリティによってお守りします。

3．個人情報取り扱いの詳細

1．利用する目的について

みなさまからお預かりする個人情報は、利用目的の達成に必要な範囲で利用します。APSにおける個人情報の利用目的は、以下のとおりです。（本項1．においてはマイナンバーを除きます。マイナンバーについては、「3．情報の性質に応じた取り扱いについて」をご覧ください）

1. アフラックから委託を受けた次の業務
   • 保険料その他の金員の集金代行のため
   • 保険契約、並びに保険契約の契約保全に係わる事務代行のため
   • 人材育成および研修のため
   • 人事・庶務・総務・法務・経理に関する事務の代行、並びにこれらに関するコンサルティング実施のため
   • その他上記業務に関連・付随する業務遂行のため
2. 各種企業・団体または個人から委託を受けた次の業務
   • 会費その他の金員の集金代行のため
   • その他集金代行に関連・付随する業務遂行のため
   • 給与・賞与・立替費用等の振込のため
   • その他給与・賞与・立替費用等の振込に関連・付随する業務遂行のため
   • 人事・労務・給与・福利厚生制度の管理・運営のため
   • その他人事・労務・給与・福利厚生制度の管理・運営に関連・付随する業務遂行のため
3. 保険代理店事業に関する次の業務
   • アフラックから委託を受けている保険契約代行業務および維持管理のため
   • アフラックから委託を受けている保険商品やサービスの案内のため
   • その他保険代理店事業に関連・付随する業務遂行のため
4. 人事労務に関する次の業務
   • 人事管理のため（人事異動、昇給・昇格の評価、キャリアパス、出向、従業員教育、退職金支給）
   • 労務管理、給与管理のため（勤怠管理、給与・賞与の支払い、源泉徴収、年末調整）
   • 福利厚生のため（雇用保険・健康保険・厚生年金保険・財形貯蓄・持株会への加入・維持管理）
   • 健康管理のため（定期健康診断・ストレスチェックの実施・結果保管・管理、長期欠勤者への対応、障害者雇用への対応）
   • 安全管理ため（入退出記録による盗難防止、監視カメラ映像による不審者発見）
   • 営業・広報のため（営業活動および採用時の広報活動のため）
5. 採用応募者の利用目的
   • 採用応募者との連絡のため（面接日時の案内、結果の案内等）
   • 採用可否の選考のため
6. その他
   • 委託先との業務上の連絡、報酬の支払い等、および法令等に基づく諸手続きのため
   • 派遣社員との業務上の連絡、労務管理簿、および法令に基づく諸手続きのため
   • お客様からの各種お問い合わせや資料請求に対する依頼対応のため
   • 取引先企業との契約履行、履行請求等のため
   • その他、円滑な事務処理のために必要な業務遂行のため

上記１～６に特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い（目的外利用）を行わず、それを実現するための措置を講じます。

2．収集する方法について

APSは、書面やシステムを通じて個人情報を収集する場合、あらかじめその利用目的を、個人情報を提供いただくご本人にご理解いただけるよう明示し、同意を得ます。
また、不要な情報は収集しません。

APSは、書面やシステムを通じて個人情報を収集する場合、「何のために利用するか」という目的を、明確に示すようにしたうえで、個人情報をご提供いただくご本人の同意のもとに、その目的の達成に必要な項目に限定して個人情報を収集します。（本項２．においてはマイナンバーを除きます。マイナンバーについては、「3．情報の性質に応じた取り扱いについて」をご覧ください）

■収集方法
主な収集方法は、以下のとおりです。

1. アフラックから委託を受けた業務について、委託を受けているアフラックより取得いたします。集金代行業務については、口座振替維持のため、金融機関からも取得いたします。
2. 各種企業・団体または個人から委託を受けた業務について、委託を受けている各種企業・団体または個人より取得いたします。
3. 保険代理店業務については、ご本人から申込書・告知書等により、または委託を受けているアフラックからも取得いたします。

尚、当社との通話につきましては、通話内容の確認や応対品質の向上を図るために、音声にて録音させていただく場合があります。

■利用目的の明示方法
個人情報の収集にあたっては、APSは、法令等に従い、上記1．の利用目的をホームページで公表するほか、ご本人から直接書面により取得する場合には、原則として当該書面または付随書面において、個人情報をお預かりする際に明示します。

3．情報の性質に応じた取り扱いについて

みなさまからお預かりする個人情報は、すべて厳重に取り扱い、情報の性質に応じてルールを定め、適切な管理を行います。

APSは、みなさまからお預かりする個人情報について、情報の性質に応じた管理方法を社内規程として整備することで、不正行為や情報漏えいにつながらないよう、厳重に管理しています。

■個人情報
個人情報とは、氏名や住所等、特定の誰かを識別することができる情報です。
APSは、個人情報を、上記1．の利用目的の範囲で利用します。ただし、法令等により、利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱うことが認められている場合は、この限りではありません。

■センシティブ情報
センシティブ情報とは、個人情報のうち、人種、信条、門地、本籍地、社会的身分、保健医療、労働組合への加盟、性生活、犯罪経歴、犯罪により害を被った事実、被疑者または被告人としての刑事事件に関する手続が行われた事実、少年の保護事件に関する手続が行われた事実等、法令等で定められた特に配慮が必要な情報です。
APSは、センシティブ情報を、以下の項目を除くほか、取得、利用または第三者提供を行いません。

• 法令等に基づく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合
• 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のため特に必要がある場合
• 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
• 源泉徴収事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体もしくは労働組合への所属もしくは加盟に関する従業員等のセンシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
• 相続手続による権利義務の移転等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
• 当社事業の適切な業務運営を確保する必要性から、ご本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
• センシティブ情報に該当する生体認証情報をご本人の同意に基づき、ご本人確認に用いる場合

なお、以下の項目を取得する場合は事前に同意書を使用し、ご本人の同意を得ます。

1. 社員の以下の個人情報
   • 健康診断結果書類に記載された情報
   • 社員の採用時に取得する健康診断書の情報
   • 社会保険手続きに関する事務代行に必要な情報
   • その他会社業務に必要な情報
2. 保険代理店業務の遂行に必要な下記の個人情報
   • 適切な業務運営を確保するため、業務遂行上必要な情報
   • 相続手続を伴う保険金支払事務等の遂行に必要な情報
   • 保険料収納事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体もしくは労働組合への所属もしくは加盟に関する従業員等の情報
   • 前各号のほか、金融分野における個人情報保護に関するガイドライン第６条第１項各号に掲げる場合に取得する情報

■マイナンバー（個人番号）
マイナンバーとは、日本国内に住民票を有するすべての方に対して、一人一人に割り振られた12桁の番号です。
APSは、マイナンバーを番号法等に基づき、適正な方法で収集するとともに、以下の事務に必要な範囲においてのみ利用します。また、APSは、番号法等で限定的に認められている場合を除き、マイナンバーを第三者に提供しません。

• 法令等に定める個人番号関係事務等

■Cookie
APSは、お客様によりよいサービスを提供するため、法令等で認められている方法を遵守することを前提に、Cookie情報を使用して一定の情報を収集する場合があります。
その使用により収集した情報は当社のサービス向上のためにのみ使用し、契約を締結した業務委託先を除く第三者に提供することはありません。

4．第三者への提供について

みなさまからお預かりした個人データは、ご同意いただいた場合、その他法令等により認められている場合に限り、APSから第三者への提供を行います。
個人データをご提供いただいたご本人に対して不利益になるような第三者への提供は行いません。

また、上記１．の利用目的の達成に必要な範囲で、APS以外の第三者が取得した個人データの提供を受ける場合があります。このような場合においても、当該個人データの取得経緯を確認する等、法令等に定められた適切な措置を講じたうえで提供を受けます。

個人データをご提供いただいたご本人の権利利益に十分配慮し、「知らないうちに誰かに提供される」ことがないような仕組みづくりを徹底します。

APS以外の第三者に個人データを連携・提供する場合は、お客様や採用応募者から情報をお預かりする際の書面やシステムを通じて、明示的な同意を得ます。※2
※2業務委託先への提供等、法令等によりご本人の同意が不要な場合を除きます。

■個人データ
個人データとは、個人情報を容易に検索することができるようにした個人情報データベース等を構成する個人情報です。APSは、次の場合に個人データをAPS以外の第三者に提供します。

• 上記1．の利用目的の達成に必要な範囲で、ご指定の金融機関等の業務委託先へ提供等する場合
• 法令等に基づく場合
• その他、お客様や採用応募者が同意している場合

なお、センシティブ情報およびマイナンバーについては、「3．情報の性質に応じた取り扱いについて」をご覧ください。

1. APSの業務委託先に対する提供
   APSは、お客様にAPSのサービスをお届けするため等、上記1．の利用目的のためにお客様や採用応募者の個人情報を、APSの業務委託先に対して提供します。
2. APSの関連会社間での共同利用
   

   APSは、以下の関連会社間で、保有する個人データ（ただし、マイナンバーを除く）を共同利用することがあります。

   ①共同して利用される個人データの項目
   氏名、住所、生年月日、性別、電話番号、給付金・保険金等に関する内容、各種保全の内容に関する情報等、お客様のご契約に関する情報その他の下記「③利用する者の利用目的」達成のために必要な個人データ

   ②共同して利用する者の範囲
   Aflac Incorporatedおよびその子会社等

   ③利用する者の利用目的
   上記「②共同して利用する者の範囲」に記載する者における経営管理・財務管理・リスク管理・アフラックの各種商品やサービスのご案内およびご提供その他これに付帯する業務を遂行すること
   外国の法令等に基づき、報告・調査・照会・訴訟手続その他これらに類する手続に応じること

   当該個人データの管理について責任を有する者の名称
   APS

3. APSの業務委託先以外の第三者への情報提供
   APSは、お客様が同意している場合、上記1.の利用目的の達成に必要な範囲で業務委託先以外の第三者へ情報提供を行うことがあります。

5．安全管理について

みなさまからお預かりする個人情報は、何よりも重要なものとして、お守りするための体制を構築し、暗号化や不正アクセス防止といったセキュリティ対策を徹底します。

APSは、みなさまからお預かりする個人情報を最大限大切に守るために、以下のとおり対応します。

• 個人データは社内規程で定めた期間のみ保管します。
• 個人データを正確で最新なものに維持するよう努めます。
• 個人情報管理責任者を定め、個人データおよびマイナンバーの漏えい、滅失またはき損の防止、その他の個人データおよびマイナンバーの安全管理のために、各種取り扱い規程等を定めるとともに、アクセス制限、持ち出し制限、不正アクセス防止のための措置等のセキュリティ対策により、必要かつ適切な措置を講じます。
• 従業者に対する指導・教育等を通じ、適切に個人データおよびマイナンバーが取り扱われるよう必要かつ適切な監督を行うとともに、個人データおよびマイナンバーを業務委託先に提供する場合には、業務委託先に対して必要かつ適切な監督を行います。
• マネジメントレビュー、内部監査委員会、リスク管理委員会を設け、個人データおよびマイナンバーの適正な保護管理の推進に努め、継続的に改善を図ります。

6．お問い合わせについて

お問い合わせは、窓口を設け、法令等に基づき適切に対応します。

APSでは、保険料その他の金員の集金代行業務、保険契約、並びに保険契約の契約保全に係わる事務代行業務等に関するご照会については、ご本人であることを確認させていただいたうえで、適切に対応します。

■保有個人データの利用目的の通知・開示・訂正等、利用停止等又は第三者提供記録の開示
APSは、個人情報保護法に基づく保有個人データの利用目的の通知・開示・訂正等・利用停止等のご請求又は第三者提供記録の開示について、適切に対応します。

APS所定の書式にご記入いただき、APS所定の受付方法に沿ってご請求いただいた場合には、ご本人であることを確認させていただいたうえで、個人情報保護法に基づき、書面または電磁的記録等で回答させていただきます。なお、保有個人データの開示のご請求については、開示請求手数料1,000円（税込）のほか、ご請求・回答内容等に応じて定めた開示実施手数料をお支払いいただきます。
詳しくは、下記お問い合わせ窓口に、ご連絡ください。

■お問い合わせ窓口
APSは、個人情報（マイナンバーを含みます）の取り扱いに関する苦情やご相談に対し、適切に対応させていただきます。
APSの個人情報（マイナンバーを含みます）の取り扱い、個人データおよびマイナンバーの安全管理措置、上記、保有個人データに関する各種ご請求につきましては、下記までお問い合わせください。

当社が対象事業者となっている認定個人情報保護団体は以下の通りです。

※1「法令等」とは、「個人情報の保護に関する法律(平成十五年法律第五十七号)」（本文中においては「個人情報保護法」と記載）、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成二十五年法律第二十七号)」（本文中においては「番号法」と記載）をはじめとする関連法令、個人情報に関して国が定める指針その他の規範、外国法令を含むその他の法令等を総称しています。

制定：2005年4月1日
最新改定日：2025年1月1日
アフラック収納サービス株式会社
代表取締役社長　金子　彰良
個人情報保護管理者：経営企画部長　 江口　洋樹
連絡先：お問い合わせ窓口　個人情報担当デスクと同じ